Contabilidad · Estudios contables y administraciones
Automatización Administrativa y Gestión de Procesos Internos
Transformamos la administración de tu empresa eliminando las tareas burocráticas y repetitivas. En Possition, diseñamos flujos de trabajo digitales que gestionan aprobaciones, pagos y registros de forma autónoma, garantizando control total y ahorro de tiempo.
Qué cubre este servicio
Qué automatizamos
- Recepción de documentos por correo o carga directa.
- Lectura de facturas y comprobantes con extracción automática de datos.
- Carga de datos en sistemas contables y de gestión.
- Clasificación de correos y solicitudes.
- Seguimiento de vencimientos con alertas anticipadas.
- Reportes periódicos con información consolidada.
- Validación y detección de inconsistencias.
- Organización automática de archivos y documentación.
Antes y después
Antes: una persona abre cada correo, descarga la factura, lee los datos, los tipea en el sistema, guarda el archivo en una carpeta y anota el vencimiento en una planilla. Después: el sistema recibe el correo, lee la factura, registra los datos, archiva el documento con su nombre correcto y agenda la alerta del vencimiento. La persona revisa las excepciones que el sistema marca.
Integración con sistemas contables
Las automatizaciones se conectan con los sistemas contables y de gestión que ya usás, para que los datos lleguen directamente a donde tienen que estar, sin recargas ni exportaciones manuales.
Control y trazabilidad
- Cada documento conserva su historial: cuándo llegó, qué se extrajo, quién validó.
- Las excepciones se marcan para revisión humana.
- Los reportes muestran el estado del circuito en tiempo real.
Carga manual, planilla con macros o automatización con IA: qué conviene
Muchas empresas ya probaron un paso intermedio —una macro de Excel— antes de plantearse una automatización real. Vale la pena ver dónde se rompe cada opción.
| Criterio | Carga manual | Planilla con macros/fórmulas | Automatización con IA |
|---|---|---|---|
| Extrae datos de facturas o PDFs automáticamente | No | Solo si el formato es siempre igual | Sí, incluso con formatos variables |
| Detecta inconsistencias | Depende de la persona | Solo las que se programaron | Sí, y marca lo dudoso para revisión |
| Se adapta si cambia el formato del documento | Sí, la persona se adapta sola | No: hay que reprogramar la macro | Tolera mejor las variaciones |
| Tiempo por documento | Minutos | Segundos, si el formato no cambió | Segundos, con validación |
| Mantenimiento | Ninguno técnico | Alguien tiene que mantener la macro | Se ajusta durante el proyecto |
| Cuándo conviene | Volumen muy bajo | Formato 100% estable y bajo volumen | Volumen alto o formatos variables |
La macro que “siempre funcionó” suele romperse justo cuando un proveedor cambia el formato de su factura — y ahí es cuando más se nota la diferencia.
Casos de uso reales
Proceso de implementación
- 1
Diagnóstico
Analizamos tu proceso y te decimos qué automatizar, cómo y qué retorno esperar.
- 2
Implementación
Construimos la solución conectada a tus sistemas, con entregas funcionales y pruebas reales.
- 3
Operación y mejora
La dejamos funcionando, capacitamos a tu equipo y medimos resultados.
El detalle completo, con entregables por etapa, está en cómo trabajamos.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con nuestro sistema contable actual?
En la mayoría de los casos, sí: la integración se hace mediante los mecanismos que ofrezca el sistema (API, importación de archivos, base de datos). Lo confirmamos en el diagnóstico.
¿Qué pasa con los documentos que el sistema no puede leer bien?
Se marcan como excepciones y quedan en una bandeja de revisión humana. El objetivo es que el sistema procese la mayoría y las personas solo intervengan donde hace falta.
¿Sirve para un estudio contable con muchos clientes?
Sí, es uno de los casos de mayor impacto: el volumen de comprobantes multiplicado por clientes hace que la automatización libere muchas horas. Nuestro producto Contapilot nace de ese problema.
¿Cuántas horas se van en tareas administrativas?
Contanos tu circuito y te mostramos qué parte puede procesarse sola.